Wenn es Ihnen ähnlich geht wie mir, hassen Sie den modernen Aufstieg der Lesebestätigungen. Jedes Mal, wenn ich ein neues Telefon bekomme oder eine neue Messaging-App herunterlade, ist es eines der ersten Dinge, die ich deaktiviere – warum sollte ich wollen, dass die Leute genau wissen, wann ich ihre Nachricht erhalten und gelesen habe? Das setzt uns nur unter Druck, sofort zu antworten, anstatt weiter durch Reddit zu scrollen. Nein, danke!
Natürlich kann uns das manchmal auf die Füße fallen – es gibt Gelegenheiten, bei denen wir wirklich eine Bestätigung dafür wollen, dass unsere Nachricht gesendet wurde. Egal, ob ich bei der Arbeit ein wichtiges Dokument versende oder persönliche, sensible Informationen an meinen Versicherer oder Arzt sende, es kann manchmal sehr wichtig sein, einen Zustellungsnachweis zu erhalten.
Deshalb ist die Nutzung eines Faxdienstes für mich immer noch so wichtig, egal ob ich mein Geschäft führe oder mich um persönliche Angelegenheiten kümmere. Im Gegensatz zu E-Mails verfügen Faxe über integrierte Übertragungsbestätigungen, sogenannte Faxbestätigungsseiten, mit denen Sie jedes einzelne Fax, das Sie senden, einfach überprüfen können, was Ihnen die Gewissheit gibt, einen Zustellungsnachweis zu haben.
Was ist eine Faxbestätigungsseite?
Falls Sie diesen Artikel nur lesen, um herauszufinden, ob Faxgeräte und Online-Faxe eine Zustellungsbestätigung anbieten, lautet die kurze Antwort ja. Im Gegensatz zu E-Mails ist dies eine grundlegende Funktion aller Formen des Faxens.
Dies ist der Faxbestätigungsseite zu verdanken. Seit Jahrzehnten ist diese Bestätigungsseite ein Standardmerkmal des Faxens. Es handelt sich im Grunde um ein einseitiges Zusammenfassungsdokument, das nach dem Senden eines Faxes erstellt wird und alle wichtigen Informationen über die Übertragung enthält: die Faxnummern des Absenders und des Empfängers, die Anzahl der gesendeten Seiten und vor allem – die Uhrzeit, das Datum und den Zustellungsstatus.
Werfen wir einen Blick auf die Faxbestätigungsseite unten, die von der Fax-App von Municorn bereitgestellt wurde – einem Online-Faxdienst, der diese als Standardfunktion für jedes Fax enthält. Auf der Seite können wir sehen, wer das Fax gesendet hat und an welche Faxnummer es gesendet wurde. Wir können auch die Anzahl der Seiten und eine Vorschau dieser Seiten sehen. Dann können wir entscheidend die Uhrzeit und das Datum sehen, wann das Fax gesendet und zugestellt wurde – in diesem Fall dauerte es nur 1 Minute, bis die iPhone-App von Municorn bestätigte, dass das Fax zugestellt wurde.
Enthalten Online-Faxe Faxbestätigungsseiten?
Ja. Faxgeräte bieten Faxbestätigungsseiten an, seit die meisten Leser dieses Artikels noch nicht geboren waren. Was die meisten Leute jedoch nicht wissen, ist, dass Sie auch eine Faxbestätigung von allen wichtigen digitalen und Online-Faxdiensten erhalten können, sodass Sie Ihre Faxe bestätigen und gleichzeitig den
Können Sie einen Bestätigungsbericht von E-Mails erhalten?
Nein. Faxbestätigungsseiten dienen als Übertragungsquittung und geben dem Absender die Gewissheit, dass sein Fax zugestellt wurde. Sie könnten denken, dass E-Mails als neuere Technologie dies auch bieten würden – aber Sie würden sich irren.
Nehmen Sie Gmail als Beispiel: Der E-Mail-Dienst von Google ist der weltweit beliebteste und für rund 37 % der E-Mail-Öffnungen weltweit verantwortlich. Das ist keine Überraschung – es ist ein brillanter, einfacher Dienst, der auf jedem Gerät eine großartige Benutzererfahrung bietet. Aber es gibt keine integrierte Übertragungsquittung und keine Möglichkeit, sicher zu wissen, dass Ihre E-Mail erfolgreich zugestellt wurde. Sie können eine Lesebestätigung vom Empfänger anfordern, aber nur, wenn Sie ein Firmen- oder Schulkonto haben – Sie können dies also nicht tun, wenn Sie Ihre persönliche E-Mail-Adresse verwenden. Vergleichen Sie dies mit dem Faxen, bei dem es keine Rolle spielt, ob Sie eine persönliche oder geschäftliche Faxnummer verwenden oder ob Sie ein Faxgerät oder ein Online-Fax verwenden – Sie erhalten immer eine Faxbestätigungsquittung.
E-Mail-Lesebestätigungen werfen natürlich ein Problem auf: Sie verlassen sich darauf, dass der Empfänger auf „Ja“ klickt, um sie zu bestätigen. Wenn er „Nein“ oder „Nicht jetzt“ auswählt, haben Sie immer noch keine Möglichkeit zu wissen, ob die E-Mail erfolgreich zugestellt oder gesehen wurde. Es gibt auch ein weiteres Problem: Sogar Google selbst sagt, dass Sie sich
Das Gleiche gilt für Microsoft Outlook, einen weiteren äußerst beliebten E-Mail-Dienst – Microsoft gibt zu, dass es keine Möglichkeit gibt, einen Empfänger zu zwingen, zu bestätigen, dass Ihre E-Mail erfolgreich an ihn zugestellt wurde. In jedem E-Mail-System müssen Sie oft Anpassungen vornehmen und in einigen Fällen externe Hilfe von Unternehmen wie Registered Email in Anspruch nehmen und zusätzlich bezahlen, um eine rechtsgültige Bestätigungsnachricht für eine von Ihnen gesendete E-Mail zu erhalten. Bei gefaxten Dokumenten reicht ein einfacher Faxübertragungsbericht aus – und alle gängigen Faxgeräte oder Online-Faxdienste bieten dies standardmäßig an – ohne zusätzliche Kosten.
Warum sind Faxbestätigungsberichte wichtig?
An diesem Punkt fragen Sie sich vielleicht: „Na und?“. Ich verstehe, E-Mails sind manchmal bequemer, obwohl sie keinen Zustellungsnachweis haben. Warum verwende ich also lieber einen Faxdienst für alles Wichtige, um sicherzustellen, dass ich eine Bestätigung dafür erhalte, dass meine Faxe gesendet wurden? Lassen Sie es uns aufschlüsseln:
Faxbestätigungsseiten sind ein rechtsgültiger Zustellungsnachweis
Ein Faxbestätigungsbericht wird rechtlich als Übertragungsnachweis anerkannt, während E-Mail-Lesebestätigungen dies nicht sind. Dies kann sehr wertvoll sein, wenn etwas schief geht – was ist zum Beispiel, wenn Ihr Gesundheits- oder Versicherungsunternehmen behauptet, dass es Ihre wichtigen Informationen nicht erhalten hat, und Ihnen Ihr Geld oder Ihre Behandlung verweigern will? Wenn Sie ihnen die Informationen gefaxt haben, können Sie ihnen vor Gericht das Gegenteil beweisen.
Es gibt eine langjährige Fallrechtsprechung in den USA, die Faxbestätigungsberichte als wahr und rechtsverbindlich festlegt – wie im Fall von Ellefson v. Megadeth, Inc. (2005) oder Stevenson v. Economy Preferred Insurance Company (1995), beide Fälle zwangen die Beklagten, ihren Verpflichtungen aufgrund von gefaxten Dokumenten nachzukommen. E-Mail-Lesebestätigungen hingegen wurden noch nie als anerkannter Empfangsnachweis in die Fallrechtsprechung eingebracht – wie im Fall von Fox v. Leland Volunteer Fire/Rescue Department Inc. (2015), wo ein Gericht entschied, dass sie nur „Hörensagen“ seien. Dies ist viel schwächer als das Faxrecht. Auch gefaxte Unterschriften werden rechtlich anerkannt.
Kurz gesagt: Wenn Sie etwas Wichtiges und Zeitkritisches senden und etwas schief geht, schützt Sie ein Faxbestätigungsbericht rechtlich.
Sie wissen genau, wann Ihr Fax gesendet wurde
Sie werden feststellen, dass das obige Beispiel einer Faxbestätigungsseite aus der Municorn-Fax-App einen genauen Zeitstempel der Faxübertragung angibt. Dies kann Ihnen helfen, sicherzustellen, dass Ihr Empfänger das Fax rechtzeitig erhalten hat, und trägt dazu bei, die Möglichkeit zu verringern, dass sich ein Fax verzögert oder verloren geht. Wenn beispielsweise ein kleines Unternehmen Rechnungen per Fax versendet, weiß es genau, wann seine Kunden sie erhalten haben, und weiß daher, wann es mit der Zahlung rechnen kann. Wenn sie die Rechnungen einfach per E-Mail versenden, wissen sie möglicherweise erst nach Wochen, ob die E-Mail nicht gesendet wurde. Dies ist ein weiterer Grund, warum viele Unternehmen das Faxen bevorzugen.
Es hilft Ihnen, Fehler zu bemerken
Ich bin schuldig, es gelegentlich eilig zu haben und beim Senden etwas die falsche E-Mail-Adresse oder Faxnummer einzutippen. Der Unterschied, wenn Sie einen Tippfehler machen, ist – bei E-Mails wird die E-Mail entweder an die falsche Adresse gesendet oder überhaupt nicht gesendet. So oder so ist es schwer zu bemerken. Aber wenn Sie beim Eintippen einer Faxnummer einen Fehler machen, wird die Faxnummer wahrscheinlich nicht erkannt und Ihre Faxbestätigungsseite wird Ihnen sofort mitteilen, dass das Fax nicht gesendet wurde. Sie können das Problem dann viel früher beheben.
Es funktioniert mit jeder Faxmethode
Die meisten Faxgeräte (Canon, Xerox, Brother usw.) bieten eine sehr einfache Möglichkeit, den Bestätigungsbericht jedes gesendeten Faxes anzuzeigen – Sie können normalerweise auf alle Faxprotokolle in den Maschineneinstellungen zugreifen und sogar frühere Übertragungsberichte ausdrucken. Online-Faxdienste, die aufgrund ihrer Bequemlichkeit und geringen Kosten immer beliebter werden, enthalten auch Faxübertragungsberichte für jedes Fax. Es ist sehr schwer, einen E-Mail-Dienst zu finden, der eine zuverlässige Zustellungsbestätigung bietet.
Gibt es eine andere Möglichkeit, um zu wissen, ob ein Dokument erfolgreich zugestellt wurde?
Auf einer Faxbestätigungsseite können Sie überprüfen, ob Ihre Dokumente gesendet wurden, und gefaxte Dokumente werden in den meisten Fällen rechtlich als gleichwertig mit Papierkopien von Originaldokumenten anerkannt. Es gibt nur eine andere Möglichkeit, um rechtlich sicherzustellen, dass alle von Ihnen gesendeten Dokumente zugestellt wurden – und das ist, sie physisch mit einem Sendungsverfolgungsdienst zu versenden. Dies dauert natürlich viel länger als das Faxen, ist teurer und bedeutet auch, dass mehr Papier verwendet werden muss.
Verwenden Sie einen Online-Faxdienst für ein gutes Gefühl!
Wenn Sie etwas senden, das auch nur leicht wichtig ist, für das Sie möglicherweise eine Zustellungsbestätigung wünschen, dann ist dies am besten per Online-Fax zu erledigen. Online-Fax bietet Ihnen die gleiche Sicherheit und den gleichen Rechtsbeweis, den eine Faxbestätigungsseite bietet – und gibt Ihnen die Gewissheit, dass Sie Ihren Teil dazu beigetragen haben – mit dem gleichen Maß an Komfort und niedrigen Kosten wie E-Mail. Um mehr zu erfahren, sehen Sie sich die Fax-Apps von Municorn für iPhone, Android und ihren E-Mail-zu-Fax-Dienst an, die die am besten bewerteten Fax-Apps auf dem Markt sind und alle flexible Pläne für unbegrenztes Faxen beinhalten.
