Die meisten von uns haben ein ziemlich schlechtes Verhältnis zu Druckern – man braucht sie ein- oder zweimal im Monat, meistens nur, um ein Etikett auszudrucken, um etwas zurückzusenden, das nicht gepasst hat. Wenn Sie einen Drucker besitzen, sollten Sie wissen, dass Drucker viel mehr können, als nur gelegentlich ein Rücksendeetikett zu drucken – viele Drucker können auch Faxe senden, insbesondere Multifunktionsdrucker (auch bekannt als All-in-One-Drucker). Dies sind Druckermodelle, die Drucken, Scannen, Kopieren und manchmal sogar E-Mail und Faxen beherrschen.
Faxen von einem Drucker – So funktioniert es
Nicht jeder Drucker kann Faxe senden und empfangen. Drucker gibt es im Allgemeinen in zwei Ausführungen: Single-Function, das sind Drucker, die nur drucken können und daher im Allgemeinen kleiner und billiger sind, und Multi-Function, Drucker, die mehr Dinge wie Scannen, Kopieren und Faxen können, aber größer und teurer sind.
Um Dokumente direkt von einem Drucker zu faxen, benötigen Sie einen Multifunktionsdrucker mit Faxfunktion. Dies sind fortschrittlichere Drucker, die ein internes Faxmodem enthalten, das den Drucker mit einem öffentlichen Telefonnetz (PSTN) verbindet. Der Drucker kann dann als dediziertes Faxgerät fungieren, das Ihre Dokumente konvertiert, komprimiert und moduliert, bevor er sie als hörbare Töne über die Telefonleitung an das empfangende Faxgerät überträgt. Einige fortschrittlichere Drucker können über IP faxen (bekannt als FoIP), das im Wesentlichen das Internet zum Faxen nutzt – Sie können hier tiefer in das Thema eintauchen, wenn Sie möchten, aber es ist üblicher für große Unternehmen, und es ist unwahrscheinlich, dass Ihr Heimdrucker dazu in der Lage ist.
Diese Drucker können Faxe auf genau die gleiche Weise empfangen, wie sie sie senden, entweder über eine Telefonleitung oder über IP, und die meisten Drucker drucken empfangene Faxe automatisch aus oder senden eine Benachrichtigung an den Host-Computer.
Schritt-für-Schritt-Anleitung – So senden Sie ein Fax von einem Drucker
Der Vorgang kann sich je nach Hersteller Ihres Druckers ändern, aber wenn Sie Zugriff auf einen faxfähigen Drucker haben, können Sie ein Fax senden, indem Sie die folgenden Schritte ausführen.
1. Überprüfen Sie Ihren Drucker
Bevor Sie beginnen, sollten Sie ein paar Dinge überprüfen. Sie müssen sicherstellen, dass eine Telefonbuchse oder ein Anschluss an den Drucker angeschlossen ist, damit das Faxmodem mit dem Festnetz verbunden ist (wenn Sie FoIP verwenden, überprüfen Sie, ob sich der Drucker im selben Netzwerk wie Ihr Internet befindet). Sie müssen nichts drucken, um Dokumente zu scannen und zu faxen, aber einige Drucker funktionieren ärgerlicherweise überhaupt nicht, wenn sie keine Tinte haben. Überprüfen Sie daher die Einstellungen Ihres Druckers, um sicherzustellen, dass er zufrieden ist.
2. Legen Sie Ihre Dokumente in das Eingabefach
Die meisten Multifunktionsdrucker haben entweder ein Fach, das den Scanner automatisch zuführt, oder ein Scannerglas, auf das Sie jedes Dokument beim Scannen legen müssen. Wenn es sich bei Ihrem um Letzteres handelt, müssen Sie jedes Dokument separat scannen, aber bei teureren Druckern wird jedes Dokument geladen und für Sie gescannt.
3. Öffnen Sie das Faxmenü auf Ihrem Drucker oder Computer und geben Sie die Details ein
Sie können die Druckerbedienfeld oder die Druckersoftware auf Ihrem Computer verwenden, um diesen Schritt auszuführen. Wenn Sie das Bedienfeld eines Epson-Druckers verwenden, wählen Sie die Option „Fax“ im Startmenü, und Sie sehen den folgenden Bildschirm:
Alle Drucker haben ein ähnliches Menü, aber wenn Sie dies als Referenz verwenden, können Sie die Faxnummer des Empfängers manuell auf dem Drucker eingeben oder eine aktuelle Faxnummer oder einen Ihrer Kontakte auswählen. Auf dem Druckerbedienfeld können Sie zu „Faxeinstellungen“ navigieren, um Ihr Fax anzupassen – z. B. ob es in Farbe oder Schwarzweiß gesendet werden soll, welche Größe das Dokument hat, oder Sie können das Fax so planen, dass es zu einem bestimmten Zeitpunkt gesendet wird.
Wenn Sie einen Epson-Drucker zum Faxen über die Computerschnittstelle verwenden, sehen Sie nach Auswahl des Druckbefehls ein Menü wie dieses:
Wenn Sie in diesem Beispiel „EPSON (FAX)“ auswählen, sehen Sie ein Fenster wie dieses, in dem Sie die Faxnummer und andere Details für Ihr Deckblatt eingeben können:
Überprüfen und senden.
Überprüfen Sie Details wie die Faxnummer und die Vorwahl des Empfängers, zeigen Sie eine Vorschau Ihrer gescannten Dokumente an und drücken Sie die Sendetaste, wenn Sie bereit sind!
4. Erhalten Sie einen Faxbericht
Eines der großartigen Dinge am Faxen ist, dass Sie immer einen Zustellungsnachweis mit einem Faxbericht erhalten – im Gegensatz zu E-Mails, bei denen Sie sich darauf verlassen, dass der Empfänger dies bestätigt. Sie können Ihr Druckerbedienfeld oder Ihre Computersoftware verwenden, um den Übertragungsverlauf und die Faxberichte aller gesendeten Faxe anzuzeigen, um zu überprüfen, ob sie erfolgreich zugestellt wurden, und sie zur Aufbewahrung auszudrucken.
5. Empfangen von Faxen
Die meisten Drucker mit Faxfunktion empfangen und drucken eingehende Faxe automatisch. Sie können jedoch die Einstellungen ändern, um zu verhindern, dass Faxe automatisch gedruckt werden, und stattdessen eine Benachrichtigung auf dem Drucker oder Ihrem angeschlossenen Computer erhalten.
Wie viele Drucker können Faxe senden?
Wie viele Drucker haben also Faxfunktionen? Um eine allgemeine Vorstellung zu bekommen, können wir uns einige der Top-Druckerunternehmen ansehen und sehen, wie viele der Drucker, die sie derzeit verkaufen, Faxfunktionen anbieten.
- Epson-Drucker
Auf der Website von Epson werden zum Zeitpunkt des Schreibens 220 verschiedene Drucker zum Verkauf angeboten, von denen 45 Faxe senden können. Ungefähr 1 von 5. - Canon-Drucker
Canon verkauft derzeit 112 Drucker, und 23 davon können ein Fax senden und empfangen. Wieder ungefähr 1 von 5. - Brother-Drucker
57 der 135 derzeit angebotenen Brother-Drucker verfügen über Faxfunktionen. Ungefähr 2 von 5. - HP-Drucker
Nur 20 der 160 zum Verkauf stehenden HP-Drucker unterstützen das Faxen von 8. - Xerox-Drucker
Die Hälfte der 14 Homeoffice-Drucker, die auf der Website von Xerox zum Verkauf stehen, können faxen.
Von diesen 5 beliebten Druckerunternehmen können rund 24 % ihrer Drucker auch als Faxgerät dienen.
Sollten Sie einen Drucker zum Faxen verwenden?
Zunächst einmal gibt es 2 offensichtliche Probleme beim Faxen von einem Drucker: Niemand besitzt mehr einen Drucker, und niemand besitzt mehr ein Festnetz. Okay, gut, das stimmt nicht wörtlich, aber sehen wir uns die Zahlen an:
Drucker
Die Washington Post schätzt, dass rund 45 % der Amerikaner einen Drucker besitzen. Millennials und jüngere Generationen sind weniger wahrscheinlich, aber nehmen wir diese Zahl – sie fühlt sich ungefähr richtig an. Eine große Anzahl davon sind jedoch einfache Drucker, keine Multifunktionsdrucker, die das Faxen unterstützen. Folgen wir den obigen Zahlen und gehen wir davon aus, dass etwa 25 % aller Haushaltsdrucker eine Faxfunktion bieten – dies ergibt eine Schätzung von 11 % der Menschen, die eine solche Maschine besitzen.
Telefonleitungen
Laut YouGov haben noch rund 40 % der Haushalte einen Festnetzanschluss.
Wer hat also einen Drucker und eine Telefonleitung?
Technisch gesehen ist es niemand. Aber einfache Berechnungen anhand der obigen Zahlen (11 % x 40 %) ergeben, dass die durchschnittliche Person eine Wahrscheinlichkeit von 4 % hat, sowohl einen Multifunktionsdrucker, der faxen kann, als auch eine Telefonleitung zu haben – und daher die Möglichkeit, Faxe von einem Drucker zu senden.
Wenn also nur etwa 1 von 11 Personen einen Drucker hat, von dem sie Faxe senden und empfangen können, was sollen die anderen 10 Personen tun?
Es gibt noch andere Probleme beim Faxen von einem Drucker:
- Kosten – Drucker, die faxen können, sind sehr teuer – die billigsten kosten normalerweise mindestens 100 $. Dann gibt es noch die Tinte (hier verdienen die Druckerunternehmen das große Geld!), Papier und natürlich die Aufrechterhaltung einer Festnetzverbindung zu einem Telefonunternehmen. Ein einfacher Online-Faxdienst ist viel billiger und flexibler.
- Komfort –Mit einem Drucker müssten Sie Zugriff auf Ihren Drucker haben – Sie könnten also nur zu Hause oder bei der Arbeit sein. Sie benötigen auch physische Dokumente zum Scannen, und der gesamte Vorgang kann eine Weile dauern. Mit einer Fax-App oder einem Online-Faxdienst können Sie die Faxseiten einfach auf Ihrem Telefon scannen und von überall auf der Welt faxen.
Faxen mit einem Online-Faxdienst
Heutzutage ist es viel wahrscheinlicher, dass Sie ein Telefon, ein Tablet und/oder einen Computer haben, als dass Sie einen Drucker besitzen, der Faxe senden kann, und eine installierte Festnetzleitung. Die gute Nachricht ist, dass Sie jedes dieser Geräte verwenden können, um Faxe zu senden und zu empfangen, und Sie können dies viel einfacher, billiger, schneller und bequemer tun, als eine Stunde lang mit dem Drucker zu kämpfen.
Hier sind ein paar großartige Alternativen zum Faxen von einem Drucker:
- Verwenden einer Fax-App
iPhones und Android-Geräte verfügen über eine Reihe von Fax-App-Optionen, mit denen Sie auf einfache Weise die Verbindung, Kamera und Technologie Ihres Telefons nutzen können, um hochwertige Faxe zu senden – alles von Ihrer Handfläche aus und zu einem Bruchteil der Kosten eines teuren Druckers. Sie können sich hier die besten iPhone-Apps oder hier die besten Android-Apps ansehen. Wir empfehlen die Fax-Apps von Municorn – sie sind der beste Service, und Sie erhalten unbegrenztes Faxen. - Verwenden eines E-Mail-zu-Fax-Dienstes
Es gibt auch Dienste, mit denen Sie ein Fax über Ihr E-Mail-Konto senden oder empfangen können, z. B. EveryFax. Sie melden sich einfach an, und Sie können alle Ihre Faxe direkt von Ihrem E-Mail-Posteingang auf dem Gerät Ihrer Wahl aus erledigen. Alle Faxseiten können einfach hinzugefügt werden, indem Sie sie als Anhänge an Ihre E-Mail hinzufügen. Diese Technologie kombiniert den Komfort von E-Mail mit der Sicherheit und dem Schutz des Faxens. Sie können hier eine ausführlichere Anleitung lesen. - Verwenden eines Faxgeräts
Eine offensichtliche Möglichkeit zum Faxen ist natürlich die Verwendung eines physischen Faxgeräts. Wenn Sie im Jahr 1997 existieren und dies irgendwie aus der Vergangenheit lesen, haben Sie möglicherweise eines davon zu Hause. Wenn nicht, keine Angst; Sie können ein Faxgerät tatsächlich von vielen Orten aus verwenden – zum Beispiel von Geschäften wie CVS, UPS, Walmart, USPS, Office Depot oderFedEx . Möglicherweise können Sie auch Ihre örtliche Bibliothek nutzen.
Senden von Dokumenten von Ihrem Drucker ohne Faxen
Es gibt weitaus einfachere Möglichkeiten, Dokumente sicher zu faxen, als mit Ihrem Drucker, aber wenn Sie wirklich darauf bestehen, Dokumente mit Ihrem Drucker zu senden, gibt es einige andere Möglichkeiten, dies zu tun.
Viele moderne Drucker können beispielsweise Dateien an Netzwerkordner, einen E-Mail-Server, eine FTP/SFTP-Site (File Transfer Protocol), einen SharePoint-Server oder andere Bereiche eines von Ihnen erstellten Heimnetzwerks senden. Alternativ können Drucker manchmal mit Cloud-basierten Diensten wie Google Drive, Dropbox oder OneDrive interagieren und gescannte Dateien an diese Dienste senden. Ein Beispiel hierfür ist die Funktion Web Connect von Brother, aber andere Hersteller haben ihre eigenen Möglichkeiten, dies zu tun.
Es ist wichtig zu bedenken, dass dies kein Faxen ist und nicht den gleichen Schutz und die gleiche Sicherheit bietet wie das Faxen von einem faxfähigen Drucker. Das Faxen ist beispielsweise HIPAA-konform und bietet Ihnen daher viel mehr Schutz bei der Handhabung und dem Senden sensibler oder vertraulicher Dokumente und gibt Ihnen mehr Rechte über Ihre Datensicherheit. Sie können hier nachlesen, warum das Faxen so sicher ist hier.
Online-Faxen: Der beste Weg zum Faxen
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