DropBox Fax / HelloFax Review

DropBox Fax (ehemals HelloFax) ist ein Online-Faxdienst von DropBox, der es Benutzern ermöglicht, Faxe über die Website und per E-Mail-zu-Fax zu senden und zu empfangen.

DropBox Fax bietet flexible Preispläne, eine großartige Benutzeroberfläche und profitiert wirklich vom DropBox-Ökosystem für bestehende Kunden – als Faxdienst hat es jedoch auch einige große Mängel.

Wir haben DropBox Fax getestet, um Ihnen einen detaillierten Testbericht und Leitfaden zu geben – lesen Sie weiter, um zu erfahren, ob DropBox Fax das Richtige für Sie ist!

DropBox Fax heute

Für alle, die verwirrt sind: DropBox Fax und HelloFax sind derselbe Dienst – DropBox hat HelloFax gekauft und es kürzlich in DropBox Fax umbenannt. DropBox Fax verwendet jedoch auf der Website und in FAQs immer noch häufig den Namen HelloFax.

DropBox ist berühmt dafür, ein Cloud-Speichertechnologieunternehmen zu sein, und bot erst viel später Faxen als Dienstleistung an, nachdem DropBox das Unternehmen HelloSign im Jahr 2019 (einschließlich HelloFax) gekauft hatte.

Erst etwa 5 Jahre später, im Jahr 2024, wurde HelloFax endlich in DropBox Fax umbenannt und brachte alles unter dem Namen DropBox zusammen. Jeder, der ein HelloFax-Konto hatte, wurde automatisch zu DropBox Fax migriert.

DropBox Fax bietet eine Reihe von Faxplänen an, von budgetfreundlichen Einzelabonnements bis hin zu großen Unternehmenspaketen, ohne dass ein physisches Faxgerät erforderlich ist. Es kann als Teil des Workflows eines bestehenden DropBox-Kunden verwendet werden oder separat, ohne dass ein DropBox-Abonnement erforderlich ist.

Das Positive…

• Guter, budgetfreundlicher Service für gelegentliches Faxen
• Einfacher Online-Faxdienst zum Bearbeiten/Signieren von Dokumenten
• Enge Integration mit DropBox und anderen Diensten
• Kostenlose Testversion

Das Negative…

• Keine offizielle HIPAA-Zertifizierung
• Durchschnittliche Faxqualität
• Keine spezielle mobile App
• Der Kundensupport könnte besser sein

Anleitung – So verwenden Sie DropBox Fax

So melden Sie sich an und erhalten eine Faxnummer

Gehen Sie zur DropBox Fax Website, um loszulegen, und Sie werden zum Button ‚DropBox Fax kostenlos testen‚ weitergeleitet. Sie müssen lediglich ein Konto mit Ihrer E-Mail-Adresse erstellen, und Sie haben sofortigen Zugriff auf den kostenlosen Plan, mit dem Sie 5 kostenlose Faxe senden können, bevor Sie ein kostenpflichtiges Abonnement abschließen.

Sie können erst dann eine eigene Faxnummer erhalten und Faxe empfangen, wenn Sie einen kostenpflichtigen Plan haben. Besuchen Sie daher die Preisseite, um Ihren Plan auszuwählen. Dann müssen Sie lediglich Ihre Zahlungsdaten eingeben und Ihre Faxnummer-Vorwahl auswählen.

Sie können eine Faxnummer nur in drei Ländern haben – den USA, Kanada oder Großbritannien. Sie können eine beliebige Vorwahl aus jedem Land auswählen und erhalten dann Ihre Faxnummer.

So senden und empfangen Sie Faxe

Sobald Ihr Konto erstellt wurde, können Sie mit dem Faxen beginnen, indem Sie die Web-App starten. Das Menü ist einfach zu navigieren – die ‚Startseite‘ bietet eine schnelle Option zum Senden eines Faxes, und Sie können auf ‚Faxe‘ klicken, um alle Faxe anzuzeigen, die Sie gesendet, empfangen oder entworfen haben.

In den anderen Abschnitten können Sie Personen zu Teams hinzufügen, Ihre Integrationen verwalten (mit DropBox, Google Drive, Box oder OneDrive), Dokumente signieren oder kostenlose Seiten verdienen, indem Sie beispielsweise Inhalte in sozialen Medien teilen.

Wenn Sie einen kostenpflichtigen Plan haben, können Sie auch E-Mail-zu-Fax verwenden, um Faxe von Ihrer E-Mail-Adresse aus zu senden. Öffnen Sie einfach Ihr E-Mail-Konto (dies funktioniert mit jeder Methode, die Sie zum E-Mailen verwenden, auf Computern und Telefonen), und verfassen Sie eine neue E-Mail. Hängen Sie die Dokumente an, die Sie faxen möchten, und geben Sie dann in das Feld ‚An‘ die Faxnummer des Empfängers gefolgt von „@hellofax.com“ ein. Klicken Sie dann einfach auf Senden, und DropBox erledigt den Rest.

Hinweis: Wenn es sich um ein internationales Fax handelt (Faxen in ein anderes Land als Ihre Faxnummer), geben Sie ’00‘ ein, dann die Landesvorwahl für das Ziel und dann die Faxnummer.

DropBox Fax – Testbericht

Für diesen Testbericht haben wir DropBox abonniert und die folgenden Dokumente als Faxe gesendet – eine Beispielrechnung und eine Beispielbroschürenseite. Diese beiden Dokumente sind gängige Beispiele dafür, was Privatpersonen und Unternehmen per Fax versenden, und die Mischung aus Text, Bildern und Grafiken wird uns helfen, die Gesamtqualität des Faxes zu beurteilen.

Wir haben DropBox Fax in diesen vier Schlüsselkategorien eine Punktzahl von 5 gegeben:

1. Qualität – Wie gut funktioniert es und wie gut ist die Qualität des Faxens und des Services?
2. Benutzerfreundlichkeit – Wie einfach und angenehm ist die Bedienung?
3. Preis – Ist es ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis und gibt es versteckte Gebühren?
4. Sicherheit und Kundensupport – Ist die Nutzung sicher und erhalten Kunden guten Support?

Qualität

Punktzahl: 3/5

Ein wichtiger Aspekt jedes Computer-Faxdienstes ist, wie gut das Fax aussieht. Wir versenden oft wichtige Dokumente per Fax und möchten, dass das Endergebnis für den Empfänger kristallklar und lesbar ist.

Wir haben mit DropBox Fax ein ziemlich durchschnittliches Ergebnis aus unserem Test erhalten. Insgesamt war der Text der beste Teil des Faxes – er kam unglaublich klar und lesbar durch, selbst im Vergleich zu anderen Computer-Faxdiensten, aber die Bildqualität und Grafiken waren nicht so gut wie bei anderen.

Zum Beispiel haben wir die DropBox Fax-Übertragung mit derselben Seite verglichen, die mit der Fax-App von Municorn gefaxt wurde – einem Faxdienst, der für iPhone, Android oder das Web verfügbar ist – und wir können eine bessere Qualität in der Übertragung von Municorn feststellen. Wir haben die Fotos, die Karte und das Logo vergrößert – es werden mehr Details und Schattierungen in den Bildern auf der rechten Seite erfasst.

DropBox Fax ist sich dieser Tatsache möglicherweise bewusst – denn sie haben dies durch das Angebot einer hochauflösenden Farboption für alle Faxe kompensiert. Wenn Sie diese Option beim Senden eines Faxes auswählen, enthält das von Ihnen gesendete Fax Anweisungen für den Empfänger, wie er online eine hochauflösende Farbkopie des von Ihnen gefaxten Dokuments anzeigen/herunterladen kann – dies ist eine viel höhere Qualität als jedes normale Fax. Es läuft jedoch nach 72 Stunden ab, sodass Sie sicherstellen müssen, dass Ihr Empfänger umgehend antwortet.

Dies ist ein gutes Beispiel dafür, wie DropBox seine Stärken ausspielt – sie sind schließlich ein Online-Dokumentspeicherunternehmen. Für die Zwecke dieses Testberichts zählt dies jedoch nicht – wir beurteilen die Fax-Qualität.

Unser Fax hat etwa 6 Minuten zum Senden gedauert – dies ist etwas unter dem Durchschnitt für zwei Seiten (und ein Deckblatt).

Benutzerfreundlichkeit

Punktzahl: 4/5

Das DropBox Fax-Webportal ist unglaublich einfach und intuitiv zu bedienen und bietet Funktionen, die viele Fax-Apps nicht bieten.

Das Erstellen eines neuen Faxes ist ein benutzerfreundlicher Prozess – Sie können Dokumente aus einer Vielzahl von Quellen hochladen, einschließlich aller wichtigen Dateitypen wie PDF und JPG. Wenn Sie alle Ihre zusätzlichen Seiten hinzugefügt haben, können Sie sie dann herumziehen, um die Reihenfolge zu bestimmen, in der sie gefaxt werden.

Aber wo DropBox Fax heraussticht, ist der Bearbeitungs- und Signierschritt. Sobald Sie Ihr Fax hochgeladen haben, können Sie Ihren Dokumenten eine Vielzahl von Notizen hinzufügen, darunter Text, Initialen und benutzerdefinierte Signaturen. Sie können diese selbst zeichnen oder aus einer Vielzahl von Schriftarten auswählen.

Viele andere Faxdienste verfügen nicht über Standardfunktionen wie diese oder erheben zusätzliche Gebühren dafür – wie z. B. Fax.Plus, das eine zusätzliche Gebühr für die Nutzung seiner Sign.Plus-Funktion erfordert.

Insgesamt sind die Menüs auch einfach zu navigieren und zu informieren – Sie können beispielsweise den Status ausgehender Faxe einfach anzeigen, indem Sie Ihre Seite ‚Faxe‘ aufrufen – sie zeigt Ihnen in Echtzeit den Status Ihres Faxes an.

Es gibt jedoch einige wichtige Mängel, die DropBox Fax etwas herabsetzen. Erstens gibt es keine mobile App. Dies bringt DropBox Fax sofort hinter die meisten anderen Faxdienste. Viele Dienste wie die Fax-App von Municorn oder Fax.Plus haben mobile Apps erstellt, mit denen Dokumente alle von einem Ort aus gescannt, bearbeitet und gefaxt werden können.

Der Vorteil einer speziellen mobilen Fax-App besteht darin, dass Benutzer die Kamera ihres Telefons nutzen können, um Dokumente zu scannen – und die automatische Randerkennung verwenden können, um schnell alles zu erfassen, was sie faxen möchten. Sie können auch Ihren Posteingang, Ihren Postausgang und Ihre Entwürfe alle von Ihrem Mobilgerät aus anzeigen.

DropBox Fax behauptet auf seiner Website, dass es „keine App benötigt“, da Sie stattdessen E-Mail-zu-Fax verwenden können, um von Ihrer E-Mail-App aus zu faxen. Dies ist zwar richtig, aber irreführend, da Fax-Apps viel mehr Dinge tun können, um Ihnen beim Faxen zu helfen, als eine E-Mail-App, und viel besser zu verwenden sind.

Die Umbenennung von HelloFax in DropBox Fax ist ebenfalls sehr verwirrend, da DropBox Fax den Namen HelloFax immer noch an verschiedenen Stellen verwendet. Beispielsweise ist die Webseite für DropBox Fax immer noch ‚app.hellofax.com‘, und Ihr Deckblatt trägt das HelloFax-Branding anstelle von DropBox Fax.

Viele Inhalte auf der Website beziehen sich immer noch auf HelloFax anstelle von DropBox Fax, und insgesamt fühlt es sich so an, als hätten sie sich noch nicht die Mühe gemacht, die Online-Inhalte zu ändern, und das kann für neue Kunden verwirrend sein.

Preis

Punktzahl: 4/5

Es gibt nicht viel zum Preis zu sagen – es ist kein schlechtes Angebot für den richtigen Kunden, und die richtigen Kunden sind:

• Wenn Sie einen budgetfreundlichen individuellen Faxdienst suchen
• Wenn Sie ein bestehender DropBox-Kunde sind, der es viel für andere Dienste nutzt
• Wenn Sie ein großes Unternehmen sind (das möglicherweise auch DropBox verwendet) und sich nicht auf DropBox Fax für Sicherheitsfunktionen wie die HIPAA-Zertifizierung verlassen müssen

Es gibt ein Hauptproblem, auf das wir am Ende dieses Abschnitts zurückkommen werden – und das ist die HIPAA-Konformität.

Erstens ist DropBox Fax ein großartiges Angebot für normale Leute, die einen billigen Faxdienst suchen. Der ‚Home Office‘-Plan für 9,99 $ pro Monat bietet Benutzern 300 Seiten pro Monat (Senden und Empfangen) und eine eigene Faxnummer. Dies ist einer der besseren Preise für einen begrenzten monatlichen Faxplan, und der nachfolgende ‚Professional‘-Plan ist ebenfalls ein gutes Angebot.

DropBox-Kunden profitieren von den angebotenen Integrationsfunktionen. Wenn Sie also bereits ein Benutzer von DropBox sind, ist dies ein gutes Angebot, um Ihre eigene Faxnummer zu erhalten.

Es gibt auch eine große Anzahl von Unternehmensplänen für kleine Unternehmen und größere Konzerne, die von 70 bis 750 US-Dollar pro Monat reichen, wobei letztere 30.000 Seiten pro Monat und 1.600 verschiedene Benutzer abdecken. Unternehmen, die DropBox verwenden, werden wahrscheinlich einen Plan finden, der für sie funktioniert.

Es gibt jedoch ein großes Problem mit DropBox Fax – es wird nicht mit einer HIPAA-Zertifizierung geliefert. Sie können die HIPAA-Konformität erreichen, indem Sie es verwenden, aber ein Großteil der Last fällt dem Benutzer zu, um HIPAA-konform zu sein – DropBox Fax ist nicht zertifiziert.

Wenn Sie ein regelmäßiger Faxbenutzer sind, gibt es andere Faxdienste, die HIPAA-konform sind. Durch die Verwendung von DropBox Fax verlieren Sie einen Großteil des Schutzes, den ein HIPAA-zertifizierter Dienst bietet, und wir empfehlen die Verwendung eines HIPAA-zertifizierten Dienstes, wenn Sie jemals sensible Informationen faxen, insbesondere alles, was mit Medizin oder Krankenversicherung zu tun hat.

Dienste wie EveryFax oder die Fax-App von Municorn beinhalten die HIPAA-Konformität standardmäßig in allen Plänen.

Sicherheit & Kundensupport

Punktzahl: 2/5

Im Anschluss an den letzten Abschnitt ist die HIPAA-Konformität ein Hauptgrund dafür, warum DropBox Fax in Bezug auf die Sicherheit nicht höher punktet.

Auf der Website von DropBox heißt es: „Dropbox Sign unterstützt die Einhaltung des Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA).“ Dies ist zwar technisch richtig, kann aber Benutzer in die Irre führen, indem sie denken, dass DropBox Fax HIPAA-zertifiziert ist – das ist es nicht, und Sie müssen auf dieser Webseite nach unten scrollen, um dies herauszufinden.

DropBox Fax unterstützt zwar die Konformität, aber der Benutzer muss sicherstellen, dass die verschiedenen Schutzmaßnahmen vorhanden sind, einschließlich:

• Konfigurieren von Freigabeberechtigungen
• Deaktivieren dauerhafter Löschungen
• Überwachen des Kontozugriffs und der Aktivitäten
• Verständnis der Rolle von Drittanbieter-Apps

DropBox unterzeichnet eine BAA, um die Konformität zu unterstützen. Für alle Pläne, insbesondere aber für die größeren Unternehmenspläne, die angeboten werden, ist es möglicherweise eine schlechte Option, so viel für einen Dienst zu bezahlen, der nicht HIPAA-zertifiziert ist, wenn es viele andere Faxdienste gibt, die HIPAA-zertifiziert sind. Dies gilt auch für einzelne Benutzer, die möglicherweise jemals medizinische oder gesundheitsbezogene Informationen faxen müssen.

Darüber hinaus gibt es im Vergleich zu anderen Diensten nicht viel Kundensupport. Die FAQ-Seite enthält beispielsweise insgesamt 4 Fragen und enthält nicht viele hilfreiche Ratschläge. Im Gegensatz dazu hat GotFreeFax, ein völlig kostenloser Faxdienst, einen viel größeren und nützlicheren FAQ-Bereich, ebenso wie die meisten anderen Faxdienste.

Sie können Support anfordern, indem Sie ein Formular ausfüllen, was wiederum eine schlechte Option im Vergleich zu Diensten wie der Fax-App von Municorn oder EveryFax ist, die Live-Chat-Funktionen in der App und auf der Website sowie integrierte KI-Agenten haben, die auch alle Fragen beantworten können.

Es gab auch gemischte Bewertungen auf TrustPilot über die Qualität des Kundensupports, seit DropBox HelloFax übernommen hat. DropBox selbst hat auch eine sehr negative Bewertung, was darauf hindeutet, dass es viele unzufriedene Kunden gibt.

Es gibt ein paar positive Merkmale für DropBox Fax – erstens ist es ein großes Technologieunternehmen mit sicheren und verschlüsselten Servern. Wenn Sie nur alltägliche Faxe mit unwichtigen Dokumenten versenden, können Sie sicher sein, dass Ihre Informationen von einem Unternehmen gespeichert werden, das über starke interne Schutzmaßnahmen verfügt.

Zweitens gibt es einige nützliche Funktionen, die den Benutzern ein gutes Gefühl geben. Sie können beispielsweise Ihr gesamtes Konto und Ihren Faxverlauf mit einem Klick auf eine Schaltfläche löschen.

Endergebnis: 13/20

DropBox Fax ist eine gute Option für Benutzer, die wenig faxen und die fehlende HIPAA-Konformität übersehen können – und bietet zusätzlichen Komfort, wenn Sie bereits DropBox-Kunde sind. Es ist eine sehr wettbewerbsfähige, budgetfreundliche Option und bietet Ihnen eine durchschnittliche Faxqualität mit einigen sehr benutzerfreundlichen Funktionen.

Für Unternehmen hat DropBox Fax wahrscheinlich auch den richtigen Plan für jedes Unternehmen jeder Größe und wäre ideal für Unternehmen, die DropBox bereits verwenden. Sie müssen sich jedoch selbst um die HIPAA-Konformität kümmern. Wenn dies ein Problem darstellt, sind Sie möglicherweise besser beraten, einen Unternehmensplan von einem HIPAA-zertifizierten Faxdienst zu wählen.

Alternativen zu DropBox Fax

Falls Sie nach dem richtigen Faxdienst für sich suchen und ein paar Alternativen in Betracht ziehen möchten, sind hier einige andere Online-Faxdienste, auf die Sie achten sollten:

• Für E-Mail-zu-Fax oder Web-Fax: EveryFax bietet Abonnementoptionen für Privatpersonen und Unternehmen und bietet ein großartiges Web-Faxportal sowie E-Mail-zu-Fax – es bietet auch eine sehr hohe Qualität der Faxübertragung.
• Für das Faxen per mobiler App: Wenn Sie eine Fax-App suchen, sollten Sie die Fax-App von Municorn in Betracht ziehen. Sie ist für iPhone oder Android erhältlich und bietet ein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis – mit HIPAA-Konformität und unbegrenzten Faxseiten in jedem Tarif (einschließlich internationalem Faxversand). Die App bietet auch intelligentes Scannen von Dokumenten. Fax.Plus ist ebenfalls eine großartige Fax-App, bietet jedoch keine HIPAA-Konformität außer im teuersten Tarif.
• Budgetfreundliches Faxen: MyFax ist ein weiterer budgetfreundlicher Faxdienst, der jedoch immer noch teurer ist als DropBox Fax und nicht so viele Funktionen bietet. Es verfügt jedoch über eine mobile App, mit der Sie Dokumente scannen können.
• Für geschäftliches Faxen: EveryFax ist eine großartige Alternative für geschäftliches Faxen, ebenso wie eFax – beide Dienste bieten Support für Unternehmen, Faxen in großen Mengen (unbegrenztes Faxen im Fall von EveryFax) und HIPAA-Konformität.